Anfangs verstand man unter Digitalisierung lediglich das Umwandeln von analogen zu digitalen Informationen. Heute stellt dies nur noch eine Grundfunktion dar, das tatsächliche Angebot geht dabei um einiges tiefer, wie etwa die neuentwickelte Einkaufssoftware POOL-Synergy von POOL-ALPIN zeigt.

Die internen Prozesse wurden durch die neue Einkaufssoftware  (CRM- + SRMProgramm)  verbessert. Fax, gedruckte Produktkataloge sowie endlose Exceltabellen gehören nun der Vergangenheit im Einkauf von POOL-ALPIN an. Die Einkaufsgemeinschaft setzt auf einen umfangreichen und detaillierten Webshop, gepaart mit einem individuellen und flexiblen Ausschreibungstool – POOL-Synergy. Roland Niedermayr: „Somit stehen uns komplexe Produkt- und Preisinformationen schnellstmöglich zur Verfügung. Dazu zählt alles, was digital abgebildet werden kann.“

1) Die Lieferpartner erhalten die Anfragen von POOL-ALPIN per Email mit einem Einmal-Link zur Angebotsabgabe.
2) Mit Klick auf den Einmal-Link öffnet sich die gestellte Anfrage in dem webbasierten Ausschreibungstool und die Lieferpartner können an der Ausschreibung teilnehmen und Produkte anbieten oder die Anfrage ablehnen.
3) Solange der Angebotsschluss nicht erreicht ist, können Angebot/Einstieg Einmal-Link noch bearbeitet werden.
4) Originalangebot und Datenblätter, Bilder, etc. zum Angebot können hochgeladen werden.
5) Sobald das Angebot bei POOL-ALPIN eingegangen ist, prüft ein Mitarbeiter dieses auf: Vollständigkeit, Produkt und Dienstleistung , Liefertermin, Preis und Konditionen. Fehlende Informationen werden nachgefragt.
6) Nachdem das Angebot abgeben wurde wird eine Bestätigungsemail mit der für diese Anfrage abgegebenen Gesamtsumme versendet.
7) Ein POOL-Mitarbeiter wird die eingegangen Angebote nach Angebotsschluss überprüfen und eine entsprechende Nachricht  (Bestellung oder Absage)  per Email versenden.
8) Außerdem steht auf dieser Seite eine Übersicht sämtlicher von POOL-ALPIN gestellter Anfragen an das Unternehmen zur Verfügung. Die Anfragen-Übersicht sind unterteilt in offene Anfragen, bei POOL in Bearbeitung und abgeschlossene Anfragen. Somit sieht der Lieferpartner in welchem Status sich die gestellten Anfragen befinden.

Das webbasierte Ausschreibungstool wurde auf die Aufgaben und Bedürfnisse der POOL-Mitarbeiter zugeschnitten und bringt folgende Vorsteile mit sich:
• Geringerer Zeitaufwand zur Angebotseinholung
• Angebote & Preisspiegel: Bessere Verarbeitung und Vergleichbarkeit der Angebote
• Anhänge können per Drag & Drop zum Upload von Dateien ohne Einschränkungen versendet werden
• POOL-Mitarbeiter wird der Status ihrer Aufgaben durch das Ampelsystem übersichtlich angezeigt z.B. Status „Anfragen erfasst“, „Bestellung beendet“

Den Mitgliedern steht mit der neuen Einkaufssoftware eine neu strukturiere Preisinformation zu Verfügung. Dort finden sie die von POOL-ALPIN eingeholten Angebote sowie die „POOL-ALPIN“ Empfehlung“ übersichtlich aufgelistet. Die Auswertung der Angebote erfolgt nach mehreren Kriterien: Qualität, Service, Liefertermin, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Bestbieter ist jener Lieferant, der die Erfordernisse des Mitglieds am besten erfüllen kann und das beste Angebot gelegt hat. Auf der Preisinformation wird dieses Angebot von POOL-ALPIN mit „Empfehlung“ gekennzeichnet. Die Entscheidung über Auftragsvergabe trifft das Mitglied als Auftraggeber, gerne in gemeinsamer Abstimmung mit POOL-ALPIN.

Sobald POOL-ALPIN die Freigabe des Mitglieds erhalten hat, wird im Auftrag des Mitglieds die Bestellung ausgelöst und eine Bestellkopie versendet. Für die Mitglieder bleibt ansonsten alles wie gehabt. Sie können sich mit ihrem Bedarf wie gewohnt an POOL-ALPIN wenden, können Wünsche und Besonderheiten äußern.

POOL-ALPIN kümmert sich um das beste Angebot. Ein langjähriges Einkaufsteam mit Erfahrung aus den verschiedensten Branchen steht den Mitgliedern zur Verfügung. Produkte mit fix verhandelten POOL-ALPIN Konditionen  (Vertragsprodukte)  können jederzeit direkt beim Vertragslieferanten oder rund um die Uhr im POOL-ALPIN Webshop bestellt werden.

So bleiben die Mitglieder flexibel und wie gewohnt bestens betreut. Das Projekt „POOL-Synergy“ wird sich laufend weiterentwickeln und an die jeweiligen Gegebenheiten und Herausforderungen anpassen. Die digitale Rechnungslegung sowie die digitale Aussendung der Bedarfserhebung sind bereits in der Umsetzung.